Documenti da ribattere
Lo stesso ordine viene scritto due volte.
Arriva per email o su WhatsApp. Poi qualcuno lo rilegge e lo ribatte nel gestionale, riga per riga.
Per le aziende dove tutto passa da email, Excel e telefonate
Ogni giorno
rifate a mano
le stesse cose.
Documenti da ribattere, preventivi da scrivere, giri da organizzare, appuntamenti da rimettere in fila. Guardiamo come lo fate oggi e costruiamo il pezzo che lo fa al posto vostro.
Un esempio concreto
Il cliente chiede 30 articoli via email
Cosa succede senza che nessuno ribatta niente
- Arriva l’email30 codici e quantità
- Il software legge i codicie cerca il listino giusto
- La bozza è nel gestionalecoi prezzi di quel cliente
Il tuo commercialeControlla il prezzo e invia.
Riconosci il tuo caso?
Non conta cosa vendete. Conta cosa rifate ogni giorno.
Grossisti, installatori, officine, manutentori: cambia il mestiere, non il lavoro ripetuto.
Richieste che aspettano
Il cliente aspetta ancora il preventivo.
Per rispondere servono il listino giusto, lo sconto di quel cliente e la disponibilità. Stanno in tre posti diversi.
Giri e appuntamenti
Ogni sera prepari i giri di domani.
Zone, orari, ricambi, tecnici disponibili. Se uno dà buca, si rifà tutto a mano.
«A che punto siamo?»
Il cliente chiede quando consegnate.
Per rispondere chiami due persone e cerchi un’email di tre settimane fa.
Come lavoriamo
Guardiamo il lavoro vero.
Poi tocchiamo solo quello che serve.
A volte la risposta giusta è che un passaggio non va automatizzato: va eliminato.
Guardiamo come lavorate
Le email che arrivano, i file che aprite, i passaggi che rifate ogni giorno.
Ti diciamo cosa conviene
Alcune cose si eliminano. Altre le fa il computer. Altre è meglio lasciarle come sono.
Costruiamo il pezzo che manca
Lo proviamo sui vostri casi veri. Poi lo usate voi, davanti a noi.
Restiamo raggiungibili
Se cambia un listino o qualcosa si rompe, scrivete a noi.
Dal primo incontro all’assistenza di tutti i giorni
- Guardiamo
- Scegliamo
- Costruiamo
- Restiamo
Dopo la consegna rispondiamo noi.
Cosa facciamo
Tre modi per togliervi lavoro
dalle mani.
01
I dati passano da soli
L’ordine arriva via email e finisce nel gestionale. Nessuno lo ribatte.
Arriva un ordine via email
Il software copia codici e quantità
L’ordine è nel gestionale
02
Leggiamo i documenti al posto vostro
Fatture, bolle, ordini e PDF: il software tira fuori i dati e segnala solo le righe che non tornano.
Cosa ha letto
Fornitore
Importo
Scadenza
Segnala solo le righe che non tornano
03
Il programma che vi manca
Quando nessun gestionale segue il vostro modo di lavorare, costruiamo la schermata che vi serve.
I tuoi lavori
Da avviare
In corso
Pronti
Chi risponde al telefono guarda qui e risponde subito.
Prima e dopo
Trenta articoli da ricopiare.
Oppure due righe da controllare.
Stessa richiesta, stesso listino, stesso gestionale. Cambia solo chi fa la parte noiosa.
Prima
Ogni articolo lo ricopia una persona.
Il commerciale cerca codici, prezzi e disponibilità tra email, listino e gestionale.
Esempio: 30 articoli richiesti via email
- Apre l’email e gli allegati01
- Cerca il listino di quel cliente02
- Ribatte i codici nel gestionale03
- Scrive per i dati che mancano04
- Rilegge e manda il preventivo05
Dopo
Restano due righe da controllare.
Codici, quantità e prezzi sono già dentro la bozza.
Stessa richiesta, stesso gestionale
Il softwareDa solo
- Legge codici e quantità dall’allegato
- Scrive la bozza nel gestionale
Il commercialeControlla il prezzo e invia
Esempi
Aziende diverse.
Stesso lavoro ripetuto.
Cinque casi. Se somigliano al vostro, il vostro lo guardiamo davvero.
01 · Commercio all’ingrosso · PreventiviIl cliente chiede 30 articoli. Li ricopiate uno per uno?+
La richiesta arriva via email. Per rispondere servono il listino di quel cliente e la disponibilità. Il software scrive la bozza nel gestionale. Il commerciale controlla il prezzo e invia.
Cosa ottieniBozza di preventivo
- Parte da
- Email del cliente e listino di quel cliente
- Diventa
- Prezzi e sconti da controllare
02 · Agenti di commercio · OrdiniGli agenti mandano gli ordini su WhatsApp. Chi li ribatte?+
Foto di moduli, note vocali, righe scritte a mano. Il software legge codici e quantità e prepara l’ordine. In amministrazione restano da confermare solo le righe dubbie.
Cosa ottieniOrdine già scritto
- Parte da
- Foto, messaggi e note vocali degli agenti
- Diventa
- Codici e quantità da confermare
03 · Manutenzioni · Giri dei tecniciOgni sera prepari i giri di domani. E se lo facesse un altro?+
Zone, orari, competenze e scadenze dei contratti stanno spesso solo nella testa del titolare. Il programma propone i giri e li rifà quando salta un appuntamento.
Cosa ottieniGiri pronti da assegnare
- Parte da
- Clienti, zone, orari e tecnici disponibili
- Diventa
- Il giro di domani, rifatto se salta un appuntamento
04 · Assistenza tecnica · «A che punto siamo?»Il cliente chiede a che punto è il lavoro. Devi chiamare due persone?+
Interventi fatti, ricambi in arrivo e ore già spese finiscono in una schermata sola. Chi risponde al telefono la guarda e risponde subito.
Cosa ottieniStato del lavoro
- Parte da
- Interventi fatti, ricambi in arrivo e ore spese
- Diventa
- Una schermata da guardare mentre sei al telefono
05 · Servizi su appuntamento · AgendaUna disdetta, un’urgenza. Chi rimette in ordine l’agenda?+
Il telefono squilla mentre state lavorando. Il calendario libera il posto, propone un altro orario al cliente e infila l’urgenza dove ci sta.
Cosa ottieniAgenda aggiornata
- Parte da
- Prenotazioni, disdette e urgenze
- Diventa
- Posti riassegnati e orari da confermare
Le decisioni restano vostre
Il computer non decide niente.
Vi mette il caso sotto gli occhi.
Quando un prezzo non torna o una quantità non corrisponde, il sistema si ferma e ve lo segnala. Lo vedete prima di mandare l’offerta, non quando arriva la fattura.
Esempio: la fattura di un fornitore
Importo correttoPassaFornitore trovato Importo uguale all’ordine
Importo diversoSi ferma Ti mostra ordine e fattura
L’amministrazione vede la differenza
prima di pagare, non dopo.
Chi siamo
Togliamo lavoro a chi ce l’ha addosso tutti i giorni.
Parliamo con chi il lavoro lo fa davvero: chi apre le email al mattino, chi ribatte gli ordini, chi prepara i giri. Poi costruiamo il pezzo che gli toglie le parti ripetitive.
- 01Partiamo da chi fa il lavoro
Guardiamo le email che arrivano, i file che aprite e i passaggi che rifate ogni giorno.
- 02Se non conviene, lo diciamo
A volte un passaggio si elimina e basta. A volte è meglio lasciarlo com’è. Non vi vendiamo lavoro inutile.
- 03Ci siamo anche dopo
Se cambia un listino o qualcosa si rompe, scrivete a noi. Non a un centralino.
Gli strumenti che usate già
Non dovete cambiare
gestionale.
Restano il vostro gestionale, i vostri Excel e la vostra casella email. Aggiungiamo solo il pezzo che li fa parlare tra loro.
- Excel
- Clienti
- Gestionale
- Documenti
- Magazzino
Un dato scritto una volta solaArriva dove serve, senza ricopiarlo.
Il primo passo
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